Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Pemerintah Desa Ponjen, Kecamatan Karanganyar, Kabupaten Purbalingga (“Desa”, “kami”) memproses data pribadi warga (“Anda”) yang menggunakan portal informasi desa, Anjungan Mandiri Cetak Surat Desa, layanan verifikasi keaslian surat, layanan pengaduan/aspirasi, buku tamu digital, dan aplikasi Android resmi Desa (secara bersama-sama disebut “Layanan”).

Dokumen ini disusun untuk memenuhi ketentuan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”), serta persyaratan transparansi data yang berlaku pada platform distribusi aplikasi seperti Google Play. Dengan menggunakan Layanan, Anda menyetujui pemrosesan data pribadi sebagaimana diuraikan dalam kebijakan ini.

2. Pengendali Data

Pengendali data pribadi untuk Layanan ini adalah Pemerintah Desa Ponjen, beralamat di kantor desa setempat. Sistem dikembangkan dan dipelihara secara teknis oleh PT Bisa Digital Together, Purbalingga, Jawa Tengah, yang bertindak sebagai pemroses data (data processor) berdasarkan perjanjian kerja sama dengan Desa dan tidak menggunakan data warga untuk kepentingan di luar penyediaan layanan ini.

3. Data yang Kami Kumpulkan

Tergantung cara Anda mengakses Layanan, kami dapat mengumpulkan data berikut:

• Data kependudukan dari chip e-KTP — NIK, nama lengkap, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan, pekerjaan, dan alamat, dibaca saat Anda menempelkan kartu di Anjungan.
• Data pendaftaran mandiri — apabila Anda belum terdaftar, data tambahan yang Anda isi sendiri melalui formulir pendaftaran di Anjungan.
• Data keperluan surat — keterangan tujuan penerbitan surat yang Anda isi pada setiap permohonan.
• Nomor HP — apabila Anda mencantumkannya untuk keperluan notifikasi status pengajuan atau pengaduan.
• Data pengaduan/aspirasi & buku tamu — nama, kontak, dan isi pesan yang Anda kirimkan secara sukarela melalui formulir publik.
• Data teknis perangkat — identitas perangkat Anjungan (bukan data pribadi warga), alamat IP, dan waktu akses, untuk keperluan keamanan dan audit.

Kami tidak pernah menyimpan nomor identitas fisik kartu e-KTP (UID) dalam bentuk mentah — hanya bentuk hash satu-arahnya yang tidak dapat dikembalikan ke nilai aslinya.

4. Tujuan Penggunaan Data

• Memverifikasi identitas warga dan menerbitkan surat keterangan resmi desa;
• Memproses pendaftaran warga baru dan pemutakhiran data kependudukan;
• Menindaklanjuti pengaduan, aspirasi, dan kunjungan tamu;
• Menyediakan layanan verifikasi keaslian surat kepada publik tanpa membuka data pribadi lengkap;
• Menjaga keamanan sistem melalui jejak audit (pencatatan aktivitas, upaya masuk yang gagal, aktivasi perangkat);
• Menyusun statistik layanan desa secara agregat dan anonim untuk keperluan pelaporan pemerintahan.

5. Dasar Hukum Pemrosesan

Pemrosesan data pribadi dalam Layanan ini didasarkan pada: (a) pelaksanaan kewajiban hukum Desa dalam penyelenggaraan administrasi kependudukan sesuai Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependudukan; (b) pelaksanaan tugas pelayanan publik sesuai Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa; dan (c) persetujuan eksplisit Anda saat menempelkan e-KTP dan mengonfirmasi permohonan pada layar Anjungan.

6. Keamanan & Enkripsi Data

• Data sensitif (NIK, Nomor KK, Nomor HP) dienkripsi di basis data menggunakan standar AES-256.
• Pencarian data NIK dilakukan melalui kolom hash HMAC-SHA256 sehingga data terenkripsi tidak perlu dibuka saat pencarian.
• Seluruh komunikasi antara perangkat Anda dan server dilindungi enkripsi transmisi (HTTPS/TLS).
• Akses ke data hanya diberikan kepada petugas desa yang berwenang melalui akun bernama dengan tiga tingkat peran (superadmin, admin desa, operator), dilindungi kebijakan kata sandi yang ketat dan penguncian otomatis setelah percobaan masuk yang gagal berulang.
• Setiap tindakan penting terhadap data (penerbitan surat, perubahan data penduduk, aktivasi perangkat) tercatat dalam jejak audit yang bersifat permanen dan tidak dapat diubah.

7. Berbagi Data ke Pihak Lain

Kami tidak menjual, menyewakan, atau membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk kepentingan komersial. Data dapat dibagikan secara terbatas hanya kepada: (a) instansi pemerintah lain (mis. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil/Dukcapil) sepanjang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau untuk keperluan sinkronisasi data kependudukan; dan (b) aparat penegak hukum apabila terdapat permintaan resmi sesuai prosedur hukum yang berlaku.

8. Masa Penyimpanan (Retensi) Data

Data kependudukan disimpan selama warga berstatus aktif dalam basis data kependudukan desa. Salinan data warga pada surat yang telah terbit dibekukan (snapshot) pada saat penerbitan agar riwayat surat tetap akurat meskipun data warga diperbarui kemudian. Jejak audit disimpan sesuai kebijakan retensi internal untuk keperluan pengawasan dan kepatuhan hukum, dan dapat diarsipkan secara berkala tanpa dihapus.

9. Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• Meminta informasi mengenai data pribadi Anda yang tersimpan dalam sistem;
• Meminta koreksi atas data yang tidak akurat atau sudah tidak berlaku;
• Menarik persetujuan pemrosesan data untuk keperluan tertentu, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum Desa;
• Mengajukan keberatan atas pemrosesan data tertentu.

Permintaan di atas dapat disampaikan dengan mendatangi langsung kantor desa membawa bukti identitas yang sah, atau melalui halaman Kontak. Permintaan penghapusan data tunduk pada kewajiban retensi arsip kependudukan sesuai peraturan yang berlaku, sehingga tidak selalu dapat dipenuhi secara langsung.

10. Data Anak & Kelompok Rentan

Layanan ini ditujukan untuk warga pemegang e-KTP yang sah (umumnya berusia 17 tahun ke atas). Data anak di bawah umur yang tercantum dalam Kartu Keluarga hanya diproses sepanjang diperlukan untuk penerbitan surat yang mencantumkan data tersebut (mis. surat keterangan kelahiran), dan diproses atas nama serta persetujuan orang tua/wali yang sah.

11. Cookie & Sesi

Portal dan panel petugas menggunakan cookie sesi yang bersifat esensial untuk menjaga status masuk (login) dan keamanan formulir, bukan untuk pelacakan iklan atau pihak ketiga. Sesi warga pada Anjungan bersifat sementara dan dihapus otomatis setelah warga menekan tombol Batal atau setelah periode tidak aktif tertentu.

12. Penggunaan Melalui Aplikasi Android

Apabila Anda mengakses Layanan melalui aplikasi Android resmi Desa, aplikasi tersebut menampilkan portal/panel yang sama dengan versi situs web dan tidak mengumpulkan data tambahan di luar yang dijelaskan pada Kebijakan ini. Aplikasi tidak meminta izin akses kontak, galeri, mikrofon, atau lokasi perangkat kecuali diperlukan secara eksplisit untuk fitur tertentu (mis. mengunggah foto pada formulir pengaduan) dan akan diminta persetujuan Anda terlebih dahulu.

13. Perubahan Kebijakan Ini

Kami dapat meninjau dan memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu sesuai kebutuhan operasional maupun perubahan peraturan perundang-undangan. Perubahan berlaku sejak dipublikasikan pada halaman ini beserta tanggal pembaruan terbaru. Penggunaan Layanan yang berkelanjutan setelah perubahan dipublikasikan dianggap sebagai persetujuan atas Kebijakan yang telah diperbarui.

14. Kontak

Pertanyaan, keberatan, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi ini dan data pribadi Anda dapat disampaikan melalui halaman Kontak atau dengan mendatangi langsung kantor Desa Ponjen pada jam pelayanan.